Com a época de final de ano se aproximando, muitas pessoas vão às ruas ou consultam sites para a realizar compras de produtos e serviços, seja pelas festas que ocorrem nessa época, ou mesmo pelas ofertas que são feitas, bem como pelo desejo de iniciar o novo ano “renovado”. Você já sabe como organizar sua equipe para o final do ano?
Com o aumento no número de vendas, é importante que as empresas consigam se organizar, do ponto de vista logístico, com o objetivo de atender à demanda, sem causar sobrecarga em sua equipe.
Diante da necessidade de adaptar sua equipe a este período, que é caracterizado por uma intensidade nas vendas, neste artigo traremos dicas sobre formas de organizar sua equipe, assim como métodos voltados para a organização logística da sua empresa para ampliar o atendimento e os resultados sem criar problemas ou sobrecargas. Confira!
A importância de organizar sua equipe
Os meses de Novembro e Dezembro (sobretudo, na época do Natal e Ano Novo) aumentam de forma considerável o número de vendas. Nessa época, diversos produtos são adquiridos e encomendados, como é o caso do Kit doces personalizados e outras comidas típicas das festas de final de ano. Com esse aumento da demanda, não dá para a empresa funcionar da mesma forma de antes, e isso implica diretamente em uma organização da sua equipe.
Essa organização é importante para preparar sua equipe diante do aumento das vendas e entregas, trazendo uma capacitação ao colaborador sobre como proceder nesse período. Essa fase de organização também é importante para que a empresa consiga ajustar detalhes relacionados à parte logística e de suporte, fabricação de itens e armazenamento.
Isso envolve verificar se existe a necessidade de deslocar algumas pessoas da equipe para dar suporte em outros setores, contratar equipes temporárias, em reforçar o E-commerce e, até mesmo, em adquirir um chatbot whatsapp barato, para dar uma resposta mais rápida ao cliente.
Com o aumento das vendas e dos interesses em produtos – com descontos -, muitos clientes buscam realizar compras ou até mesmo tirar dúvidas por meio de canais de comunicação como o whatsapp e por telefone.
Assim, contar com equipes preparadas e disponíveis nesses canais é fundamental para converter esses contatos e concluir as vendas. No caso de contar com um chatbot, que é um robô personalizado, a empresa ganha tempo nas respostas, direcionando o atendimento personalizado somente para os clientes que possuem dúvidas ou solicitações muito específicas. Voltando à importância de organizar sua equipe, vale a pena destacar também o aumento da eficiência no momento das vendas, pois já houve um preparo prévio dos colaboradores.
Esse aumento da eficiência também é importante para reduzir erros e tornar os processos mais práticos. Com uma boa organização, sua equipe também consegue ter um bom gerenciamento logístico, sabendo, por exemplo, quantas peças de solda fria automotiva existem no estoque, qual é o valor, a taxa de saída, dentre outros aspectos que são importantes do ponto de vista técnico das vendas e operações empresariais.
Outra vantagem é que, com a equipe bem preparada e treinada para esse período, sua empresa tende a ter um aumento da lucratividade, além de uma boa imagem diante do cliente. Um bom atendimento, assim como um serviço rápido, que soluciona o problema do cliente e entrega de produtos de forma qualificada, tende a fidelizar essa pessoa diante do seu empreendimento. Mas, como é possível organizar sua equipe para essa época mais “caótica” no movimento e nas vendas? Confira nossas dicas a seguir!
Como organizar sua equipe para o final de ano?
Organizar um time e prepará-lo para o final de ano pode não ser uma tarefa fácil, mas é importante que as empresas (de pequeno, médio ou grande porte, como é o caso de elevadores residenciais em BH) se movimentem para esse período, garantindo uma boa administração e sucesso do empreendimento.
Por isso, é importante que sua empresa:
- Realize reuniões com as equipes;
- Crie um plano de trabalho;
- Apresente os objetivos e as metas a serem alcançadas;
- Explique qual será a rotina de forma individual e integrada;
- Demonstre quais os setores que mais precisarão de apoio;
- Organize o período de férias para ter suporte nessa época;
- Capacite sua equipe por meio de cursos;
- Busque reduzir os conflitos que existem dentro do trabalho;
- Realize um investimento financeiro na empresa;
- Invista no engajamento do colaborador;
- Motive sua equipe, mostrando a importância de cada um.
Para além dessas ações, primeiramente, sua empresa precisa desenvolver um calendário junto com a equipe, exatamente para que seja possível observar quais são os objetivos e as metas que precisam ser alcançadas e o que pode ser necessário para que se alcance esses números, de forma interna e externa. Com um calendário, é possível criar um plano de trabalho para as equipes, demonstrando a área de atuação de cada um, os locais que precisam de mais apoio, os horários desse suporte, a rotina e qual será a gratificação quando os objetivos forem atingidos. Neste aspecto, as reuniões são importantes para que a empresa conheça quais são as demandas dos funcionários para essa época, buscando fazer com que o serviço tenha qualidade, sem causar uma sobrecarga ou desgaste. Também vale a pena destacar que não adianta somente deslocar sua equipe para setores diferentes sem realizar uma capacitação.
É essencial que o colaborador entenda como o setor funciona, como ele pode desempenhar seu papel da melhor forma possível e o que a empresa espera dele, no sentido das metas. Lembre-se também que as metas precisam ser reais, dentro das limitações da equipe. Com essa antecedência nas reuniões, assim como com um plano de trabalho bem definido, alinhamento com os gestores e uma capacitação, a empresa consegue obter bons resultados nas vendas e ter uma operação mais organizada nesse período, atendendo as necessidades do público.
1- Estímulo de funcionários e obtenção de resultados
Além da organização dos fluxos, espaços, logística e operação, é fundamental ter uma valorização interna, pois isso motiva a equipe a realizar um bom trabalho e entender os impactos disso, além de estimular a atuarem com mais afinco. Por isso, vale a pena realizar as reuniões, rodas de conversa e bate-papos que sejam focados no colaborador, no seu bem-estar e na sua qualificação, bem como em premiações para o desenvolvimento das atividades. Também é importante formar os grupos, a partir de uma conexão e interação entre as atividades, para facilitar as rotinas e melhorar o clima. Se a área de atuação do colaborador for explorada, é bem provável que o seu rendimento seja maior do que fazer algo totalmente novo ou fora de sua atuação frequente, principalmente porque demandará mais adequações e aprendizados. Por isso, é crucial conhecer o perfil do seu colaborador e explorar suas habilidades, competências, áreas de formação e até mesmo de especialização. Isso é importante porque faz com que o trabalho seja mais direcionado e as entregas e metas sejam alcançadas mais facilmente.
Outro ponto de atenção é a comunicação entre os membros das equipes e corpo laboral como um todo. Tendo em vista o aumento de demandas, não é incomum que surjam conflitos e, por isso, a recomendação é:
- Dividir bem as tarefas;
- Comunicar a importância das atividades e processos;
- Definir e reiterar os responsáveis por cada parte do projeto;
- Motivar o colaborador, gerando uma energia de trabalho;
- Apresentar os objetivos comuns à equipe (e individuais);
- Explorar as potencialidades do seu grupo;
- Demonstrar o valor de cada um;
- Atuar no clima e reparação, quando necessário.
2- Terceirização de processos
Outra dica que podemos trazer para melhorar a organização logística, é consultar uma empresa nacional logística e, em alguns casos, até mesmo terceirizar alguns serviços para tornar a dinâmica mais ágil. Com a terceirização é possível concentrar a atuação nas atividades fins do negócio, ou mesmo dividindo com tais empresas as responsabilidades por determinadas tarefas, como envio de mercadorias. Para saber quais atividades podem ser terceirizadas, é importante avaliar onde podem existir gargalos e o que não impactará nos resultados da empresa.
No caso da área da logística, por exemplo, é possível avaliar quais atividades podem ser redistribuídas e, nesse sentido, é necessário conhecer suas diferentes frentes de atuação e importância. Assim, é possível avaliar aspectos e divisões como:
- A organização do estoque;
- O deslocamento dos produtos até o cliente;
- Controle dos materiais que precisam ser repostos;
- Ferramentas e empresas que podem otimizar esses processos;
- Desenvolver um planejamento estratégico para esse período do ano junto a esses negócios.
Ou seja, é essencial contar com uma equipe responsável pelo apoio logístico, com o objetivo de organizar o estoque, os produtos, verificar os itens que possuem mais saída, dentre outros aspectos que variam desde a compra até a entrega do produto ao cliente. Para as empresas que sentem algum tipo de dificuldade em organizar sua equipe para esse período, vale a pena buscar algumas consultorias e até mesmo obter um contrato de prestação de serviços de consultoria empresarial.
Existem algumas empresas que são especialistas nesse aspecto de melhora do gerenciamento da equipe, organização e motivação do time, assim como uma avaliação dos pontos que realmente precisam de um reforço, facilitando a integração e otimizando os resultados. Para contratar uma equipe ou empresa de consultoria empresarial, é importante realizar uma pesquisa de forma prévia, que aponte as qualidades dessa empresa, assim como sua referência diante do mercado. Do mesmo modo, uma avaliação acerca dos processos internos e insatisfações da equipe podem ser traçadas, tendo uma melhor resposta das consultorias.
Atenção ao ambiente digital
Como citamos ainda no início deste artigo, o aumento no número de vendas pode ocasionar também um maior contato dos clientes com canais de comunicação, sites e até mesmo em redes sociais. Por isso, em época de final de ano, é importante ter uma equipe disponível para cuidar do E-commerce, assim como das vendas no ambiente digital, adotando estratégias de venda, marketing e comunicação nesses espaços. O cliente pode pesquisar, por exemplo, sobre a “flange aço inox 304 preço” no Google e é importante que sua empresa apareça com um bom ranqueamento, fazendo com que seu negócio seja conhecido e figure entre as opções de marca, contribuindo para o potencial aumento das vendas!
Para que isso aconteça é fundamental que sua empresa aposte em algumas técnicas de marketing que envolvem:
- Anúncio no Google Ads;
- Publicação de conteúdo nas redes sociais;
- Criação de conteúdo com excelência;
- Uso de técnicas de otimização e do marketing de conteúdo;
- Estudo das palavras-chaves que são importantes para os clientes;
- Definição de produtos e promoções;
- Interligação entre estoque digital e físico;
- Reforço de informação de regras e cuidados na compra.
Além disso, é importante que sua empresa invista em um site que seja funcional, apresentando um bom carregamento e que seja seguro para que o cliente realize as compras que ele necessita, seja de uma bomba sodramar ou de uma roupa, por exemplo. Deste modo, além de todo o alinhamento e funcionamento da logística os consumidores também estarão cientes de prazos para entregas, potenciais descontos e até todo o processo para entregas e devoluções, tornando as vendas ainda mais efetivas e tranquilas, mesmo em tempo de aumento da demanda.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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